Dokument: Funktionen

Mühelos verteilen und zusammenarbeiten

Dokument-Manager: Funktionen

Mit dem WebOffice Dokument-Manager ist das Verteilen von Dokumenten mit jedermann in Ihrem Unternehmen einfach und sicher. Alle Dateien sind durch unsere marktführenden Sicherheitsstandards und Virus-Scanner geschützt und werden täglich per Backup gesichert. Mit dem optionalen Berechtigungszugriff steuern Sie außerdem, wer Ihre wichtigen Geschäftsinformationen betrachten und bearbeiten darf.

Drag & Drop-Dateitransfer mit Webordnern
Der Upload und das Verwalten mehrerer Dateien funktioniert mit Webordnern mühelos. Ziehen und ordnen Sie Dokumente und Dateien per Drag & Drop wie auf Ihrem Computer schnell und einfach. Webordner ermöglichen den unmittelbaren Zugriff auf Ihre Dateien im Web – ohne dass Sie sich dafür zuerst in Ihr WebOffice einloggen müssen.

Dokumente ein- und auschecken
Vereinfachen Sie Content Management und Versionskontrollen beim Bearbeiten und Aktualisieren von Dateien, die während der Bearbeitung durch einen Anwender automatisch ausgecheckt und gesperrt werden. Anschließend entsperrt der Dokument-Manager die Dateien beim Einchecken wieder und sorgt so dafür, dass immer die aktuellsten Dateiversionen in Ihrem WebOffice zur Verfügung stehen.

Sichere Berechtigungen
Der Zugriff auf Ihre Informationen wird durch Sicherheitsberechtigungen für jedes einzelne Dokument überwacht. Sie bestimmen, wer Zugriff auf welche Dokumente und Dateien erhält, und verfügen daher immer über die vollständige Kontrolle über Ihre sensiblen Daten.

Integrierte Suche
Suchen Sie Dokumente schnell nach Titel und Schlüsselwörtern. Mit der erweiterten Suche finden Sie Ihre Dokumente außerdem nach Erstellungsdatum, Verfasser, Dateigröße oder Dateityp (z.B. *.pdf) und nach Platzhalter-Dateinamen für schnellen Zugriff.

Automatische tägliche Backups
Ihre Dokumente werden durch tägliche (jeweils nachts durchgeführte) Backups geschützt, um die Sicherheit und schnelle Wiederherstellung Ihrer Daten zu gewährleisten. Unsere marktführenden Backup & Restore-Methoden und unsere redundante Hardware sorgen dafür, dass Ihre Daten stets online verfügbar sind.

Automatischer marktführender Virusschutz
Ihre Daten werden während der Upload- und Download-Vorgänge automatisch durch den marktführenden McAfee® NetShield geschützt. Dieser leistungsfähige Antivirusschutz verwendet stets die neueste Technik, um Ihre Dateien für den sicheren Gebrauch automatisch zu scannen und eventuell gefundene Viren zu entfernen.

Optionale Volltextsuche
Mit der optionalen Volltextsuche finden Sie ein bestimmtes Dokument in Sekundenschnelle. Geben Sie einfach ein Wort oder ein Satzteil ein, das in der gesuchten Datei vorkommt, und Sie erhalten das gewünschte Dokument.

Gewohnte Ordnerstruktur
Dateien und Dokumente werden – genau wie auf Ihrem Computer – in einer übersichtlichen Dateiordnerstruktur verwaltet, so dass die Ordnung und die Suche nach Informationen mühelos gelingt.

Vollständige Integration
Der WebOffice Dokument-Manager ist vollständig in alle WebOffice-Anwendungen integriert. Ihre Daten sind stets verfügbar – von wo aus auch immer Sie arbeiten.

Links auf aktualisierte Informationen senden
Benachrichtigen Sie Anwender per E-Mail über Dokumentänderungen oder neu hochgeladene Dateien. Ihre E-Mail enthält einen direkten Link auf das aktualisierte Dokument bzw. den Ordner, damit die Anwender unmittelbar darauf zugreifen können.

Weder VPN noch Firewall erforderlich
Sie benötigen weder komplizierte Login-Verfahren noch Sicherheitsstufen, um auf Ihre Daten zugreifen zu können – nur einen Web- bzw. Internetzugang. Die Mitglieder Ihres WebOffice besitzen ein Passwort und erhalten berechtigungsgesteuerten Zugriff, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Mitglieder Zugang zu Ihrem WebOffice erhalten.